1. プロローグ

2023年7月6日。弊社の電話が鳴った。このNPO法人コミュニティリンクの小野さんからの一本の電話で、それは始まった。

「『駅伝大会で計測用チップを利用して記録集計の電子化ができないか』と考えている山口県の田布施町に向けて提案ができないか」という相談だった。

小野さんは、山口県のデジタル技術で地域課題を解決する「シビックテックチャレンジ」というプロジェクトの事務局員だった。山口県田布施町 企画財政課デジタル推進室・社会教育課 の課題「歴史ある町内駅伝大会をＤＸして、運営ノウハウが継承できる持続可能な大会にしたい！」と相性が良いのではないかと連絡したということだった。

お話を詳しく聞くと、「山口県の町内の駅伝大会で、ストップウォッチで取得した記録をEXCELで、記録集計を手作業で行っている。このやり方が属人化しており、さらに、人手が多くかかりすぎていて、駅伝大会の持続可能性が危ういと、田布施町の職員は感じていて、この課題を解決するために自動計測を導入したい」とのことだった。

弊社の最初の回答は、「自動計測機は高価なものなので、1大会を実施するのに導入するとなると、予算面で厳しく、現実的に難しいのでないか」であった。

弊社では、高価な機材を買ってもらうからには、お客様はハッピーになってもらわないといけないと考えている。すべての自動計測機をお買い上げのお客様に対してそうであるのだが、立ち入った話、具体的には事業計画まで聞かせていただいている。弊社のソリューションではハッピーにならないと判断した場合は、率直にその旨申し上げ、他の方法を考えた方がいいというアドバイスをすることもある。ご相談いただいた方から「システムを売ってくれと言っているのに、売る気がないような態度はいかがなものか」という叱責をいただいたこともあるが、弊社の側からお断りした例は、1度や2度ではない。今回の件も、結局、予算面から折り合いがつかないのではいかと思い、最初はお断りしようと考えていた。

しかし、最終的に今回のプロジェクトへの提案をお受けしたのは、「主催者自身が自前ですでに手動計測を行っていて、それを新しいシステムにリプレースすることで、持続可能にできるかを検証したい」というものだったからだ。主催者自らが計測を行う熱量を持っているようであれば可能性はある。自動計測導入のコンサルティングを含めた提案は、弊社の得意とするところでもあるので、予算面の話はともかくとして、提案だけはさせてもらうことにした。

 

2. 提案

本プロジェクトは、「田布施町の駅伝を自動計測で行うことにより、運営人員削減、属人化の排除、記録集計の効率化が実現できるかを実証実験で確かめたい」ということである。これを踏まえて、7月27日に提案を行った結果、8月22日、弊社の提案が採択された。

8月23日のキックオフミーティングを皮切りに、ミーティングを重ね、あらためて田布施町の課題と行いたい実証実験についてヒアリングした。まとめると、以下の通りである。

(1) 駅伝大会の課題
・ 従来のやり方は、EXCELのマクロを使って、集計・賞状出しまで行っているが、マクロを管理できる人材が少なく、属人化している
・ 従来のやり方では、すべて手作業なので、結果をシステムに反映させ記録確定まで時間がかかっている
・ 運営の人員を削減して、負担を減らしたい

(2) 駅伝大会の実証実験の仕様
・ 12月10日で行われる実際の大会で実証実験をしたい
・ スポーツセンターをスタートして詩情公園をゴールとするワンウェイのコース、5か所の中継所を含む6地点計測の駅伝大会である
・ コース変更を最近行ったばかりなので、変更は不可である
・ 小学生、中学生、中学生女子、一般（高校含む）の4部門である。
・ チーム数は例年50チーム前後である
・ 今回は、従来のやり方を正、副として実証実験を行って新しいシステムでの可能性を検証したい

あらためて具体的な提案とスケジュール提示を行った。既存の弊社の記録集計のためのクラウドサービスLTSportsを利用するのは共通で、下記の3通りの案を示した。
① 6区すべてで自動計測機を導入し、LTSportsで記録集計処理を行う
② 6区すべてで手動計測アプリを利用し、LTSportsで記録集計処理を行う
③ 1区のみ自動計測機を導入、その他の5区は手動計測アプリを利用するハイブリッド計測方式として、LTSports で記録集計を行う

大会本番まで時間が限られているので、提案①～③で、どの方法で行うかを9月末までに田布施町に決定してもらいたい旨伝え、回答を待った。

 

3. 実証実験方式の決定

弊社では、今回利用するハードウェア（ＪＣＨＩＰ）のメーカーであるマイクロ・トーク・システムズ社に相談し、6区すべてで自動計測を行うのであれば、実証実験用に計測機を6台準備するという協力を得られるよう手配を進めていた。

一方、翌年以降のことも検討した。①で提案したすべての区間で自動計測機を使ってシステムを利用するには、1台100万円を超える機材が6区分必要となり、計測機だけで600万円を超える費用が必要となる。なるべく人手によらず正確な記録計測を行うという観点だけからすれば6区すべてで自動計測機を導入することが理想ではあるが、現実的に来期以降の本格導入まで考えると、予算も考慮した実証実験の方がよいのではないか、というアドバイスをした。

9月20日のミーティングで、田布施町の本プロジェクトを統括する井上さんから回答があった。最終採用は、③の自動計測機を1区のみ導入し、その他の5区は手動アプリを利用するハイブリット方式の提案となった。

これは、予算面に加え、前回の大会のときに、「1区が、一斉にスタートして距離が短いため中継が混み合うので、目視での正確なナンバーの読取・着順判定が難しく、順位確定に時間を要した」という課題をもう一度見直した結果の採用であった。

また、この時点で詳細にスケジュール案を示し、原則、これに沿ってプロジェクトを進めることになった。

弊社には、手動計測アプリは存在していたが、LTSportsとの連携機能はなかったので、機能の新規開発が必要となった。11月のリハーサルまでには開発が間に合うという目算であった。すぐに開発に着手し、10月中旬には、今回利用するLTSports の連携機能を盛り込んだアプリが完成した。

 

4. レクチャーとリハーサル

新しいシステムを利用するには、運用メンバーがシステムについての理解、また、理解だけではなく実際に不安なくオペレーションができる必要があった。さらに、翌年以降も使ってもらうには、原則、田布施町のスタッフだけでオペレーションができるようになってもらう必要があるとも考えていた。

そこで、まず、レクチャーは、今回の計測システム運用の主要メンバーである田布施町の長迫さんとスポーツセンターの松本さん、鳥枝さんに、クラウドサービスの利用方法を弊社からレクチャーした。各計測地点の機材ついては、上記主要メンバーに加えて、スポーツセンターの津田さんにも入ってもらい、利用方法をマスターしてもらった。そして、各中継地点のスタッフへは、弊社からではなく、田布施町の主要メンバーからレクチャーを行ってもらうことにした。これは、レクチャーをすることで主要メンバーの知識やノウハウを確固たるものとして深く定着させる狙いがあった。

10月11日、主要メンバーに対し、まずは、記録集計ソフトであるクラウドサービス LTSports の利用方法をレクチャーし、システムの全体像を把握してもらった。

自動計測機（ＪＣＨＩＰ）や手動計測アプリに実際に触れるのは初めてではあったが、デジタル推進室に配属されている長迫さんを中心とする若手メンバーということもあり、飲み込みも早くスムーズに理解をしてもらえた。また、機器からの計測データがクラウドサービスLTSports に上がって、記録集計されていく様子を見ることで、システム全体の動きの理解も深まっていった。

11月15日、申込受付が締め切られ、参加チームの情報が集約された。これを元に参加チームの情報を整理し、LTSports に登録した。これにより、本番のチーム名や参加者情報が入った状態でシミュレーション（リハーサル）ができるようになった。

11月24日、各中継地点のスタッフへのレクチャーを行った。予定通りレクチャーは、田布施町の主要メンバーから行い、弊社はリモートでサポートした。弊社の役割は、田布施町の主要メンバーから中継地点のスタッフへのレクチャーを行う際に、わからない点や間違ったことを伝えている場合に正したりする補助だった。

田布施町の主要メンバーから中継地点スタッフへのレクチャーは問題なく行われ、実際に行った弊社からのアドバイスは、分からない点や間違った点を指摘することではなく、一歩上の段階、より本番に近いイメージで機器を操作してもらい、TO DO を確認してもらうことだった。

・ランナー役の人に実際にナンバーを装着してもらって記録の手入力をやってみる
・中継地点から記録本部への連絡を入れる内容やタイミングを確認する
具体的には、自動計測を行う1区の中継所では、
① 一人目が通過するタイミングでナンバーの連絡
② 地点通過の最終ランナーのナンバーの連絡
③ それぞれのデータが入ったことをLTSportsの管理画面から生データ・記録処理で確認
など。

せっかく6区間の通しのシミュレーションを行うということで、こういったことをアドバイスし、よりリアリティを心がけたリハーサルが実施できた。

その後、何度か田布施町のメンバーのみでリハーサルを行って、不明点や不安な点をつぶしてもらうことで、大会本番に向けて万全な準備ができた。

 

5. 大会前日

長い期間、新型コロナウィルスの流行に苦しめられてきたが、その間に工夫されプラスとして生まれ定着したことの１つが、リモートミーティングである。今回のプロジェクトでも、レクチャー、リハーサルを含め事前の準備はすべてリモートでできた。一々、打ち合わせやレクチャーを行うのに山口県に出張していたのでは、時間・費用的に非効率であり、おそらく、このプロジェクトも実現が難しかったであろう。特に、DXがテーマなので、リモートミーティングを利用し、本末転倒にならなかったことは、大変良かった。

そういった背景から、大会前日が、田布施町の井上さん、長迫さん、スポーツセンターの松本さん、鳥枝さんと直接お会いした初めての機会となった。

駅伝大会は、本来の運用では、タスキに計測用のチップを装着するのだが、今回は、1区のみの計測ということで、ナンバーカードに装着することにした。ただ、各チーム手作りのナンバーカードであることから、1区のランナーに装着するタグは、事前ではなく、大会当日に、スタッフが取り付ける運用とした。弊社からは、3点留めで、間違いなくタグが落下しない運用にしたい旨アドバイスした。

現地確認の意味もあり、井上さん、長迫さんとともにコースを実際に1周回ってみることにした。長迫さんと私の二人はランナーということもあり、ダミーのナンバーカードに今回の実証実験と同じ方法でタグを装着し走って違和感や落下の危険性がないかを確かめた。ナンバーカードの装着具合の他、キャリア通信についても、問題なく行けそうだということを確かめることができた。最後に大会当日の動きを再確認して、本番を迎えることとなった。

町内駅伝の様子や変遷、自身が町内駅伝で走ったときのこと、走歴などを、大会のコースを走りながら、長迫さんとお話させていただいた。実際に走ってみて、「田布施町の主要な公道を使用でき、ぐるっと町を1周できるのは、ランナーとしては大変気持ちがよく、非日常感を得られる大会である」ということも納得できた。

このプロジェクトのキックオフミーティングで「1か所計測にして簡素化することで自動計測機が1台で済むので、そのやり方はどうか」という提案をした。井上さんから「田布施町の町内駅伝は、最近、11区間あったものを、簡素化を図って、6区間として今の形になったので、それは難しい」という回答をもらったことを思い出した。実際コースを走ってみると「この大会を維持していきたいという町の方々の想いの中に、町内を1周することも、大事な要素の１つとして含まれるのかもしれない」と思えた。

 

6. 大会当日

大会当日、本プロジェクトの山口県の職員の村田さん、事務局員の小野さん、マイクロ・トーク・システムズ社から応援の野口さんが合流して、本番を迎えた。 快晴で暖かく、風もほとんどない絶好のスポーツ日和で、初めてのシステムを運用するには絶好の気候条件でもあった（雨天では、計測機の水濡れ防止などをケアしなければならず、オペレーションの難易度が上がる）。 大会当日のメンバー変更をシステムに反映させたり、ナンバーカードにタグを装着したり、機器の時刻合わせをしたり、各計測地点へ移動したりと、慌ただしく準備が進み、号砲を待った。

号砲時刻は、10時ちょうどだった。1区は1.9ｋｍ。1区をランナーが通過すると直後に、自動計測機からデータがクラウドサービスに送信・記録集計処理され、通過したナンバーカードと残り地点数が記録本部のあるスポーツセンターの一室でシステムから自動音声で読み上げられた。1区の自動計測のメリットが最大限感じられた瞬間だったはずである。

2区～6区は手動計測でナンバー書き取りとの付け合わせ作業が必要となるので、多少時間は要したものの、概ね想定通りに機能した。ただ、順位のナンバーの書き取りで正と副が異なる箇所が１つの中継所で出て、その記録の確定に想定より時間を要した。逆に自動計測で行う場合には、このようなことは起こらないので、より自動計測のメリットを感じるシーンでもあった。

一方、従来のストップウォッチによる手動計測をＥＸＣＥＬのマクロを使って記録集計するやり方は、記録自体が手入力であることから非常に効率が悪いと感じていた。実際、その作業を拝見したところ、大変複雑ではあったものの、熟練スタッフがいて、すべてのスタッフが分担された作業を淡々と行って、よくオーガナイズされており、スムーズに記録集計を行っていた。データの入力など、すべてが手作業ではあるが、大会結果（区間記録、通過記録）の貼り出し、賞状出しを含め、概ね大会終了後1時間以内に、すべてできていた。少々記録処理に難があった前回と比べて、今回は、1区がそれほど混み合わなかったことも幸いしたようである。

 

7. 評価と今後のアドバイス

全チームのゴール後、従来のやり方と記録の付け合わせを行った。自動計測は、手動計測に比べて、より正確なタイムが出ていると考えられる。1区の自動計測を含めて、従来のやり方と今回の弊社の提案システムによるやり方での全区間の区間記録の誤差の最大値は、2秒であった。

ロードレースは秒単位の切り上げタイムであること、目視による計測ライン通過のストップウォッチによる計測であることを考慮すれば、全記録の誤差の最大値が2秒ということは、従来のやり方と今回のやり方とで概ね同じ結果だったと言ってよいだろう。記録計測は従来のやり方を正とすれば、今回の実証実験で、大会の記録として大きな相違は生まれず、利用可能と結論付けられるものと考えられる。

次に、大会後にとった、今回のシステムの利用に関する田布施町のスタッフへのアンケートの集計結果をＰＤＦにまとめて示した。総じて、実証実験としては、概ね良好な結果であったと言っていいだろう。

この田布施町のスタッフへのアンケートでいただいた自由記述（意見・感想）の中で、弊社のシステムに対するフィードバックとして役立てられそうな改善点や特に気になった点を弊社の言葉に置き換えて記す。
・ 手動計測アプリClockRecorderの記録入力の際、ボタンをタップしたときの感覚がないので不安があるので、音が鳴るようにしてほしい。
・ 今回の実証実験では、帳票出し、賞状出しまでは行わなかったので、その方法を知りたい。
・ 課題の人員削減が可能かについては、弊社システムを利用しても多くは期待できない、という意見も2件あった。
・ 今回は、途中棄権や失格のチームが出なかったが、そういったイレギュラーの処理はできるか知りたい

これらのフィードバックに対して、さっそく、一番上の手動計測アプリ ClockRecorder の改善点は、ボタンをタップした際に、音とバイブでタップ感を出すように改善を試みている。帳票出し、賞状出しについては、問題なくできると考えている。下の2件に関しては、もう一度詳しくお話を聞かせていただいた上で、解決方法を探りたいところである。

弊社から田布施町に対する今後のアドバイスは、シンプルである。
「弊社提案のシステムと従来のやり方を天秤にかけてもらえればいい。」

駅伝大会の記録という意味で得られる結果としては、実証実験を行った弊社システムでも、従来のやり方でも同じである。提案システムを導入することでスタッフ人員が減らせ、属人化を排除するという課題が解決でき、町内駅伝の持続可能性が上がるか、もう一度、フラットな目線で評価して欲しい。

もっと具体的に言えば、たとえば、
① スタッフ数の削減はできないにしても、現在、属人化していると思われているEXCELマクロに関して、マニュアルを整備することで属人化を排除して従来のやり方で続ける。
② 自動計測機を導入するにしても、周回コース1か所計測に変更可能であれば、自動計測機は1台で済ませられ、完全な自動計測が実現できる。また、この仕様であれば、大幅に人員の削減も可能である。
③ 国や県等の補助金が使えるかを検討し、可能であれば複数台の自動計測機を導入する。
④ 県や民間事業者などで機材をシェアリングする枠組みを作って、システムを共同利用する。
など、柔軟に対応することができれば、課題解決手段は１つではない、ということである。①は「新たな予算を割かずに、従来のやり方で持続可能性を上げるという選択肢もある」ということを示している。

そういった柔軟性をもって、再度評価をした上で、弊社のソリューションが、お役に立てるのであれば、ぜひ、改めてご相談いただきたい。

最後に、クラウドサービスの良いところを1点述べさせていただきたい。それは、大会開催地が離れたところだったとしても、どう記録処理されているかを弊社も社内から同じ管理画面で共有でき、適切なサポートが可能ということである。実際に、埼玉県の営業所と北海道や沖縄の大会現場でリモートのサポートを行っている例もある。

今回のプロジェクトでは、実証実験ということ、初めて機器を利用されるということで、不安のないよう大会現場にお伺いすることにした。しかし、運用費用の中で最もコストがかかるのは人件費・旅費・交通費を含む派遣費用である。毎回、大会現場に弊社のスタッフが出張に行っているようでは、費用が膨らんでしまう。田布施町のスタッフでシステムを運用し、かつ、リモートのサポートで済ませられれば、この派遣費用を削減してコストミニマムで弊社サービスを提供できる。

今回行った実証実験の提案を再度ご検討いただき、町内駅伝を町の力で維持していくお力添えができるのであれば、弊社として、この上ない喜びである。

 

シーフル株式会社
代表取締役　廣世　丈